Web-EDI-Portal für Spar-Lieferanten
Die stetig zunehmenden, hohen Anforderungen der Konsumenten bedeuten für den Handel und deren Partner auf der Lieferantenseite eine große Herausforderung. Beispielsweise soll Obst und Gemüse zu jeder Zeit möglichst erntefrisch, in Top-Qualität und mit dem perfekten Reifegrad in ausreichender Menge verfügbar sein – und dies möglichst aus regionalem und nachhaltigem Anbau. Um diesen Wünschen gerecht werden zu können, müssen auch langjährig gut funktionierende, logistische Abläufe bis ins Detail analysiert und permanent weiter optimiert werden.
Kurze Wege brauchen einfache Prozesse
Vor allem Regionalität und die damit einhergehende enge Zusammenarbeit mit lokalen Partnern besitzen bei Spar schon immer einen hohen Stellenwert. Die zunehmend digitalen Abwicklungsformen bei vielen Geschäftsprozessen bieten auch in der Kommunikation mit regional tätigen Lieferanten viele neue Möglichkeiten und lösen damit gleichzeitig einige der bis dato existierenden Kommunikationswege ab.
„Dafür wurde von unserem langjährigen EDI-Partner EDITEL und der IT-Gesellschaft der Spar Österreich-Gruppe, SPAR ICS, im Jahr 2020 gemeinsam eine Lösung entwickelt, die genau auf unsere Bedürfnisse abzielt“, so Michaela Eder, EDI-Koordinatorin bei Spar Österreich. „Durch die Einführung eines solchen Systems gab es umfangreiche Möglichkeiten, um Wege zu verkürzen und die Kommunikation mit unseren Lieferanten zu verbessern.“
Das neu eingerichtete Web-EDI-Portal, welches direkt an das Lieferantenportal der SPAR angebunden ist, ermöglicht einen vollautomatisierten Bestellprozess. Die Bestellung von Spar geht als EDIFACT-Datensatz(ORDERS) über die Datendrehscheibe eXite® hinaus und kommt übersichtlich als Bestellung im Web-EDI-Portal des Lieferanten an. Hat dieser bestätigt, geht die Bestellbestätigung zurück an Spar und landet dort als strukturierter Datensatz (ORDRSP) direkt im Warenwirtschaftssystem.
Eine der zentralen Herausforderungen lag dabei in der Schaffung einer aktuellen und zu den Spar-Daten identischen Datengrundlage für die Artikel- und Kundenstammdaten als notwendige Basis für einen funktionierenden Elektronischen Datenaustausch.
Das Web-EDI-Portal als „Mini-Warenwirtschaft“
Hermann Hadner, EDI-Applikationsmanager bei SPAR, bezeichnet diese Lösung gerne auch als „Mini-ERP-System, in der die wesentlichen Komponenten für einen EDI-unterstützten Kommunikationsprozess enthalten sind.“ Womit für ihn auch das Ziel erreicht wurde, ein Zusatzservice für Lieferanten zu schaffen, bei dem „out-of-the-box“ eine schnelle und effiziente EDI-Anbindung erreicht werden kann.
Der Austausch von Lieferscheinen und Rechnungen
Über die Bestellabwicklung hinaus, wird bereits der Austausch von Lieferscheinen (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) über das Web-EDI-Portal in Angriff genommen. Damit kann aus Sicht von SPAR ein durchgehender Prozess ohne Medienbrüche und Fehlerquellen erreicht werden, welche im Sinne des Konsumenten für alle Prozessteilnehmer Vorteile und Verbesserungen beinhaltet.