Veranstaltungen im Veränderungsmodus

Sie ist Expertin im Bereich Veranstaltungen, Moderationen und Zielgruppenmarketing und hat sich in den vergangenen Monaten intensiv mit diesem veränderten Markt auseinandergesetzt: Claudia Spary zeigt auf, wie man trotz der Krise, in der sich Events befinden, einen guten Weg findet, um seine Kunden zu begeistern.

Veranstaltungen sind ein wichtiges Format, um den Austausch und das Zusammenkommen zu fördern. Wissen und Erfahrungen werden weitergegeben, Produkte und Dienstleistungen vorgestellt und außerdem sind Veranstaltungen ein wichtiges Format für die Präsenz und Sichtbarkeit von Unternehmen. Die aktuelle Pandemie hat Präsenz-Veranstaltungen massiv eingeschränkt und die damit verbundene Unsicherheit, wird uns auch in den nächsten Monaten begleiten.

Bekanntlich macht Not auch erfinderisch und so kam es dazu, dass Online-Veranstaltungen ein wesentlicher Bestandteil in unserem Alltag wurden. Neben all den Angeboten und Erfahrungen sind nun all jene gefordert, im Herbst sowohl Off- und Online-Veranstaltungen mit einem guten Mix anbieten. 

Für Claudia Spary sind Veranstaltungen und alles was damit verbunden ist, seit über 20 Jahren beruflicher Schwerpunkt und auch ihre Leidenschaft. Bei allem was sie tut, steht immer der Mensch im Vordergrund und wie es gelingt, ein Programm so zu konzipieren, dass es Impulse liefert, begeistert und Nutzen stiftet. Sie begleitet Unternehmen und Einzelpersonen auf ihrem Weg auf die On- und Offline-Vortragsbühnen sowie auch bei der Umsetzung von Veranstaltungen. Auf www.zielgruppenberatung.at stellt sie ihre Expertise zur Verfügung.

Was es braucht, um für den Herbst im Veranstaltungsbereich gut gerüstet zu sein, verrät sie retailreport.at im Interview: 

Was empfehlen Sie den Veranstaltungsplanern für den Herbst?

Auch der Herbst wird weiter von Unsicherheit geprägt sein, auf kurzfriste Absagen müssen wir uns alle einstellen. Aber trotzdem rate ich dazu, mit gebotener Vorsicht wieder Veranstaltungen anzubieten, aber gleichzeitig auch an Online-Formate zu denken. Spannend wird sowieso sein, beides zu verbinden, sogenannte Hybrid-Veranstaltungen. Ich kombiniere on- und offline in einer Veranstaltung und werde dadurch flexibler, auch in Zeiten der Unsicherheit. 

An was muss ich jetzt zu denken beginnen?

Nicht morgen, sondern heute ist die beste Zeit, mit Online-Veranstaltungen zu beginnen. Es wurde in den letzten Monaten schon viel ausprobiert, einmal mit mehr und dann mal wieder mit weniger Erfolg. Jetzt eröffnet sich die Chance, mit guten Online-Veranstaltungen Aufmerksamkeit zu erzeugen. Wer wagt, der gewinnt!

Wesentlich und noch wichtiger bei allen Überlegungen sind meine Ziele, die ich mit meiner Veranstaltung verbinde. Wenn im Fokus die fachliche Information steht, wodurch mein Unternehmen sichtbarer wird, brauche ich Expertinnen und Experten, die ich für Vorträge via WebVideoLösung gewinnen kann. 

Handelt es sich aber um ein beliebtes Veranstaltungsevent für Kunden, Führungskräfte und die Presse, dann ist ein Live-Streaming-Event eher passend. Da es dabei um ein aufwändiges Projekt handelt, rate ich eher es gemeinsam mit einer Agentur zu machen. Diese Form ist eher noch Neuland für Unternehmen, das aber sicher im Tun viel Erfahrung für später mit sich bringt.

Worin liegt der Unterschied zwischen Web-Videosystemen und Live-Streaming?

Mit einem Web-Videosystem (Zoom, GoTo, …) wird aus einer Veranstaltung kein wirkliches Veranstaltungs-Event. Web-Videosysteme eignen sich wunderbar für Webinare und kleinere Veranstaltungen, weil die Wissensvermittlung im Vordergrund steht. 

Immer dann, wenn eine Veranstaltung etwas Besonderes sein soll oder ich Perspektiven und Abwechslung in mein Event bringen will, braucht es Live-Streaming. 

Weiters kann der Veranstalter/Kunde bei Live-Streaming alles bestimmen (Wo, Wie und in welchem Umfeld). Bei Web-Videosystemen ist dies nicht möglich. 

An was muss ich denken bei der Umsetzung einer Veranstaltung via Live-Streaming?

Bei Live-Streaming können wir viel vom Fernsehen lernen: So kann ich das Programm so planen, wie zum Beispiel bei einer Serie. Über mehrere Tage hin bringe ich immer zur gleichen Zeit einen Vortrag. Sachliche Vorträge wegen der Aufmerksamkeit eher in der Früh oder am Vormittag und am Nachmittag dann zum Beispiel eine Diskussion. 

Live-Streaming kostet! Veranstalter müssen lernen in „Drehtagen“ zu kalkulieren. Es handelt sich um aufwändige Digital Streaming Events (Hybrid Events), die sind in der Planung und Produktion aufwändig und kostenintensiv.

Livestreaming braucht den „Regiezugang“. Damit meine ich, dass in der Planung, aufgrund der aufwändigen Technik an viele Details gedacht werden muss. Abläufe müssen genau geplant und festgelegt werden, damit das Zusammenspiel zwischen Technik, Vortragenden und Ablauf reibungslos funktioniert.

Livestreaming braucht eine/n video- und kameraerfahrenen ModeratorIn. Der/die ModeratorIn muss die Teilnehmer noch viel stärker mitnehmen können, als bei einer Offline-Veranstaltung.

Vortragende bringen häufig keine Livestreaming-Erfahrung und Kameraerfahrung mit. Viele sind es gewohnt, auf Offline-Bühnen zu stehen. Die Online-Bühnen sind für viele neu. Nur weil ich in den letzten Monaten Teil vieler Videomeetings, -besprechungen und Calls war, heißt das nicht, dass ich auch ein guter Online-Vortragender bin. Aus diesem Grund ist ein Briefing im Vorfeld sehr wichtig. Dieses sollte immer die beiden Bereiche Technik und Auftritt umfassen.

Welche Vorteile liefern Online-Veranstaltungen?

Vortragende können von fast überall auf der Welt zugeschaltet werden. Es wird dadurch möglich, Vortragende zu gewinnen, die zu einer Offline Veranstaltung nicht gekommen wären. Es macht einen Unterschied für Vortragende ob sie einen Zeitaufwand von 1 bis 3 Tagen für eine Offline-Veranstaltung haben oder 1 bis 1 1/2 Stunden für online. Auch die Teilnehmer können viel ortsunabhängiger an Online-Veranstaltungen teilnehmen.

Ich kann Inhalte auf mehrere Tage oder sogar Wochen aufteilen. Dies ist Online auch wirklich zu empfehlen.

Ich kann Off- und Online auch kombinieren und eine sogenannte hybride Veranstaltung umsetzen. An einem Tag gibt es die Offline-Veranstaltung und später gibt es mehrere Vorträge über Tage verteilt.

Welche Nachteile haben Online-Veranstaltungen?

Das Netzwerken und der Austausch kommen jedenfalls zu kurz. Wir Menschen brauchen den direkten, physischen Kontakt und da kann Online, bei allen Interaktionstools die es gibt, nicht mithalten.

Veranstalter müssen auch die Abbruchrate im Auge behalten. Das ist jene Anzahl an Teilnehmern, die sich einloggen, kurz darauf aber auch schon wieder weg sind. Es ist ein leichtes online auszusteigen, oder einfach etwas Anderes zu machen. Mein Content entscheidet darüber, ob der Teilnehmer dabei bleibt oder nicht. Darum mein Hinweis an alle Planer: Setzt Online-Veranstaltungen um, die den richtigen Content liefern, Nutzen stiften und Impulse geben. 

Seit Jahren weise ich immer darauf hin, dass wir in einer Zeit der Informationsflut leben. Genau deswegen ist der große Nutzen von Veranstaltungen, dass ich mir als Teilnehmer Zeit spare. Content wird in Vorträgen kompakt gebracht, ich kann oft gezielt Fragen stellen. Unbedingt den Content in Vorträgen bringen, den die Teilnehmer brauchen. 

Worauf freuen Sie sich?

Selbst wieder als Vortragende auf der Bühne zu stehen und den positiven Adrenalinschub zu spüren.