Home-Office forciert digital - Editel unterstützt
Aus diesem Grund wird der digitale Versand von Belegen in Papier-Form stark unterstützt. Das trifft vor allem auf KMUs zu, denn automatisch generierte PDF-Rechnungen und Online-Rechnungsportale sind oftmals der Einstieg in die Welt des digitalen Datenaustauschs. (EDI) „Derzeit setzt bei etlichen Unternehmen ein Umdenken im Bereich der jahrelangen Zettelwirtschaft ein. Gefragt sind vor allem einfache Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungen“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von Österreichs führendem EDI-Dienstleister EDITEL.
Warum ist das gerade jetzt ein Thema? Weil physische Geschäftsdokumente logischerweise auch physische Präsenz bei der Bearbeitung erfordern. Und genau diese ist durch das vermehrte Home-Office gerade nicht gegeben. Die digitalen Belege werden dabei beispielsweise automatisch ins Buchhaltungssystem übernommen und können von Mitarbeitern weiterbearbeitet werden. Meist kann das ortsunabhängig, also vermehrt auch im Home-Office, passieren, denn viele Unternehmen verfügen über sichere VPN-Zugänge zu ihren Systemen.
"Rechnungsempfänger setzen beispielsweise nun verstärkt auf PDF-Rechnungen, anstelle von Papier“, weiß Marlovits. Alternativ kommen auch Online-Portale (sogenannte Web-EDI-Portale) zum Einsatz, um speziell KMU-Lieferanten die Möglichkeit zu geben, Aufträge abzurufen, Rechnungen zu erfassen und direkt dem Kunden zu übermitteln. Dadurch werden Zahlungsverzögerungen vermieden, die Liquidität auf Lieferantenseite erhöht und letztendlich eine funktionierende Versorgungskette sichergestellt.
EDI-Integration ermöglicht strukturierten Datenaustausch
„PDF-Rechnungen per E-Mail anstelle von Papier sind sicherlich ein adäquates Mittel, um den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungsprozesses zu machen. Da gibt es durchaus vernünftige Lösungen, die unter anderem auch den Übermittlungsstatus nachvollziehbar machen“, ergänzt Marlovits. Dennoch empfiehlt es sich in einem weiteren Schritt, die Daten strukturiert – also in EDI-Formaten – auszutauschen, um durch eine vollständige Integration in den Genuss weiterer Vorteile zu kommen. „Vereinfacht gesprochen beinhaltet das den Empfang, die Übernahme beziehungsweise Freigabe sowie die gesetzliche Archivierung der Rechnungsbelege. Wir können hier auf bestehende Schnittstellen aufsetzen und kundenspezifisch den jeweiligen digitalen Rechnungskanal bedienen“, so Marlovits weiter.
Auf die Mischung kommt es an
Ob nun Rechnungsportal, PDF per E-Mail oder vollständig integrierte EDI-Lösung hängt von den jeweiligen Gegebenheiten und Bedürfnissen der Unternehmen ab. „Eines scheint klar: Um möglichst alle Geschäftspartner digital an Bord zu haben, wird es wohl einer Kombination der unterschiedlichen Ansätze bedürfen“, sagt Marlovits. Die Lieferantenstruktur eines Handelskonzerns birgt in sich bereits ein breites Spektrum. Ähnlich verhält es sich bei großen Herstellern, die eine Vielzahl an Kunden aus unterschiedlichen Branchen beliefern. „Ein Friseur benötigt etwas Anderes als eine Drogeriekette. Es kommt also auf die richtige Mischung an. Letztendlich ergänzen sich die Ansätze zu einem Gesamtkonzept“, fasst Marlovits zusammen.
