EDI in der Praxis

Welch große Bedeutung in jedem Unternehmen dem Elektronischen Datenaustausch zukommt, wird einem erst bewusst, wenn man weiß, welche Volumina an Daten über EDI (Electronic Data Interchange) abgewickelt werden. Bei Kotányi beispielsweise sind das im Schnitt 250.000 elektronische Nachrichten im Jahr, die über die EDI-Plattform „eXite“ der EDITEL ausgetauscht werden. Die wichtigste Anforderung ist für Kotányi dabei die Schnelligkeit – schließlich gilt es, Aufträge innerhalb von 24 Stunden zu erfüllen. Kommt die Bestellung bis 11 Uhr rein, wird noch am selben Tag ausgeliefert. Oftmals handelt es sich dabei um Aufträge mit mehr als 150 Positionen, „dies in so einer kurzen Zeit zu erfassen, wäre ohne EDI heute einfach nicht mehr möglich“, weiß Martin Lorenz, der als IT-Leiter bei Kotányi auch den gesamten EDI-Bereich des Gewürzproduzenten verantwortet.

Reibungslose Abläufe

„EDI? Das spür ich eigentlich kaum, das läuft einfach!“ – so bringt Martin Lorenz seine Erfahrungen mit EDI sehr gut auf den Punkt. Wie EDI selbst ist auch „eXite“ – also die Plattform dahinter – bei der täglichen Arbeit nicht spürbar, ein Support seitens EDITEL ist meist nur bei Neuerungen notwendig. Diese betrafen bei Kotányi zuletzt etwa die Abwicklung von Rechnungen (INVOIC) und Gutschriften über EDI in Ungarn, die eSignatur in Tschechien oder die Einführung der Waren-eingangsbestätigung (RECADV) für Spar in Slowenien. 
Für zukünftige Erweiterungen und Verbesserungen im EDI-Bereich sieht Martin Lorenz das größte Potenzial in der Zahlungsabwicklung und möchte hier die Einführung des Zahlungsavis (REMADV) forcieren. Ansonsten zählt für den IT-Leiter vor allem, „dass einfach alles so gut läuft wie bisher. Denn wir können es uns nicht erlauben, auch nur einen einzigen Tag nicht zu liefern!“ 

Rasche Umsetzung im In- und Ausland

Die speziellen Anforderungen im EDI-Bereich gibt so gut wie immer der Kunde vor – und dank EDITEL lassen sich diese Kundenwünsche in kürzester Zeit umsetzen. „Wir sind sehr bemüht, derlei Kundenwünsche nach Möglichkeit innerhalb von ein bis zwei Wochen umzusetzen“, beteuert Lorenz. 
Aber auch wenn es um die eigenen Mitarbeiter geht, zeigt sich Kotányi in Sachen EDI sehr innovativ. Hier wird beispielsweise im Außendienst auf buyIT, das Online-Bestellportal von EDITEL, gesetzt. Damit können Bestellungen direkt beim Kunden oder kurz danach über PC oder Tablet online erfasst werden, wodurch der Außendienst stets einen guten Überblick über aktuelle Bestellungen hat.
Als absoluter EDI-Pionier zeigt sich Kotányi zudem beim Elektronischen Datenaustausch im Auslands-geschäft, immerhin liegt der Exportanteil bei 71 %. In insgesamt acht Ländern – neben Österreich sind das Deutschland, Tschechien, Kroatien, Ungarn, Polen, Slowenien und die Slowakei – werden Nachrichten über „eXite“ ausgetauscht. Auch hier läuft laut Martin Lorenz alles reibungslos, „da es europaweit meist um dieselben Handelsketten geht und es dadurch viele Synergieeffekte gibt“. Eine optimale Basis dafür besteht auch darin, dass alle Länder zentral über ein einziges gemeinsames ERP-System laufen. 

Ein Tag bei Kotányi in Zahlen

• Produktion von 1 Mio. Produkte                          
• 4.500 verschiedene Artikelnummern           
• 3.000 bis 5.000 Auftragspositionen  
• bis zu 1.000 EDI-Nachrichten
• Kunden in mehr als 40 Ländern
• 24 Stunden von der Bestellung bis zur Auslieferung

CEO Erwin Kotányi setzt beim Elektronischen
Datenaustausch auf EDITEL.