EDI: Aller Anfang ist leicht

Übersichtlich erfasste Daten statt Berge an Papierbelegen: Wer einmal erfolgreich auf EDI (Elektronischen Datenaustausch) umgestellt hat, möchte darauf nicht mehr verzichten. Die Umstellung eines Unternehmens auf EDI ist ganz leicht und unkompliziert. Dennoch sind davor wichtige Fragen zu klären – denn alles, was neu ist, ist immer mit einem gewissen Grad an Unsicherheit behaftet. Was kommt alles auf mich zu? Und bin ich überhaupt für EDI gerüstet?
Keine Sorge: Eine gute Vorbereitung ist oft schon die halbe Miete. EDITEL beantwortet die wichtigsten Fragen und zeigt anhand der EDI-Checkliste, worauf es ankommt.

Was sind die Gründe für die Umstellung auf EDI?

In der Praxis werden folgende Gründe besonders häufig genannt:

• Eigeninitiative, da die Digitalisierung im Unternehmen weiter vorangetrieben werden soll
• die direkte Aufforderung durch Geschäftspartner
• Effizienzgründe wie zum Beispiel: Beziehungen zu Geschäftspartnern verbessern, manuelle Tätigkeiten und Fehler vermeiden, Kosten einsparen, digitales Gesamtkonzept, etc.

Sofern Sie auf Eigeninitiative agieren, sollten Sie abklären, wie hoch Ihr monatliches Belegvolumen ist und ob bzw. wie viele Ihrer Geschäftspartner bereits EDI nutzen. Denn EDI ist niemals eine einseitige Angelegenheit. Wenn Sie ein Geschäftspartner dazu aufgefordert hat, sollten Sie diesen um die Spezifikationen bitten. In vielen Fällen kennen wir bei EDITEL ohnehin die Usancen der bestehenden EDI-NutzerInnen – dann fragen Sie gerne bei unseren Experten nach.

Welche MitarbeiterInnen sind von der Umstellung betroffen?

Vor der Umstellung von papierbasierten Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen auf den Elektronischen Datenaustausch sollten Sie alle betroffenen MitarbeiterInnen in die Pläne und Vorbereitungen einbeziehen. Je nach Größe und Organisationsstruktur des Unternehmens zählen dazu vor allem Abteilungen wie IT und Rechnungswesen, Supply Chain Management, Einkauf und Sales.

Welche Dinge wird EDITEL vorab noch klären?

Die Experten von EDITEL werden Ihnen zu Beginn ein paar Fragen stellen und Ihnen bei der Abklärung von wichtigen Details behilflich sein. Typische Belange, um die sich die Experten kümmern, sind:

• Mit welchen Geschäftspartnern möchten Sie Datenaustausch betreiben?
• Welche Belege (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen) sollen ausgetauscht werden und wird sich daran in naher Zukunft etwas ändern?
• Sind bei Ihnen auch Belegarten wie zum Beispiel Pro-Forma-Rechnungen, Stornorechnungen oder Belastungsanzeigen gewünscht?
• Ist bereits EDI-Know-how im Unternehmen vorhanden?
• Wären auch einfache Web-Portal-Lösungen für Sie denkbar oder werden aufgrund des hohen Belegaufkommens integrierte Lösungen bevorzugt?
• Welche Abteilungen Ihrer KundInnen sind involviert?
• Gibt es organisatorische oder technische Hürden für EDI?

Welche technischen Voraussetzungen sind für EDI notwendig?

Die Basis bildet ein ERP-System (Warenwirtschaftsprogramm) inkl. revisionssicherem Archivierungssystem und geeigneten Schnittstellen. Ungeeignete bzw. unvollständige Schnittstellen lassen sich meist einfach erweitern. Wichtig ist, dass alle Stammdaten (Adressdaten, kundenspezifische Preise, GTIN/EAN Nummer zur eindeutigen Identifizierung Ihrer Artikel, GLN zur eindeutigen Identifizierung Ihrer Geschäftspartner, etc.) vollständig erfasst sind. 

Wie ist der organisatorische und technische Ablauf?

Nach einer ersten Analyse der Schnittstelle bzw. Schnittstellenvorgabe des Geschäftspartners erfolgt die Erstellung bzw. Programmierung der Konvertierungsschnittstellen (vom Format Partner A zum Format Partner B). Ist EDI dann im Unternehmen eingerichtet, werden zunächst mehrere Testläufe durchgeführt, bevor die Freigabe für den Echtbetrieb erfolgt.

Folgende Punkte umfasst die Einrichtung des laufenden Betriebes:

• Setup EDI-Mailbox, User ID, GLN (Global Location Number) und Login-Berechtigungen bei eXite
• Kommunikationsanbindung an die Datendrehscheibe eXite
• Datenvalidierungen/Datenprüfungen
• Monitoring (Fehlerhandling, Plausibilitätsprüfungen, etc.)

Wie läuft letztendlich die Testphase ab?

Perfektion ist bei EDI enorm wichtig. Daher läuft die Testphase üblicherweise eine gewisse Zeit parallel, d.h. Ihre Rechnungen werden wie bisher in Papierform bzw. als PDF ausgetauscht. Zusätzlich laufen die Daten auch über das EDI-System. Funktioniert alles einwandfrei, werden die Papierbelege weggelassen und Ihre EDI-Rechnungen gelten auch steuerrechtlich als anerkannte Rechnung. Über die EDITEL-Datendrehscheibe eXite können Sie dann global mit mittlerweile bereits mehr als 20.000 Unternehmen ihre Belege austauschen – und es werden täglich mehr.

Wenn auch Sie nun Lust bekommen haben, in die Welt von EDI einzutauchen und loszulegen, steht Ihnen das Experten-Team von EDITEL gerne zur Seite:
Mail: sales@editel.at
Tel.: +43/1/505 86 02